Dando continuidad a los artículos anteriores sobre los departamento de crédito de las empresas, hablaremos del segundo pilar la "Administración de Cartera".

Este Pilar nos facilita la Administración de Cartera, debiendo tener definido claramente en la solicitud, la logística para órdenes de compra y su operación; con el objeto que el cliente reconozca el pasivo en sus libros, como objetivo fundamental de la Administración de Cartera.

Para tal caso se sugiere tener en red, un registro de documentación requerida por cliente, para que todos en la empresa conozcan los elementos que deben manejar y crear el pasivo en tiempo y forma. (Cuenta confirmada para cobro). 

Lo anterior, independientemente de ser un reporte deberá contemplar un responsable de seguimiento, quien deberá tener acceso y facultades en los diferentes procesos administrativos de la empresa, debiendo elevar los saldos “pendientes” por antigüedad semanal a los diferentes niveles gerenciales y directivos, incluyendo siempre al comité de crédito.

Por medio del Outlook o del sistema que se utilice el Administrador de Cartera, ocho días antes de vencimiento deberá contactar al cliente y cambiarlo al estatus siguiente (Confirmación de pago en proceso), o tomar las acciones correctivas para prever el pago en tiempo y forma.

El personal de cartera cierra el círculo del reporte, y cambia el estatus de cliente a confirmación de pago en proceso, luego de asegurarse que el pasivo ha sido programado para pago, no olvidando hacer notar los reportes de mora por los procesos administrativos, que demeritan y afectan los días cartera.

Otra responsabilidad de la Administración de Cartera, es el envío de estados de cuenta, los cuales deberán emitirse en tiempo y forma, conteniendo promociones y mensajes o recordatorios de pago según sea el saldo vencido del cliente, todos encaminados a mantener las cuentas al corriente y crear una cultura de pago en toda la empresa.

Dentro de la Administración de Cartera deberemos tener también la categorización de clientes, los cuales nos señalan el tipo de empresa con la que estamos tratando, que con la suma de la clasificación de los mismos nos da una expectativa del riesgo, la cual puede cambiar día con día, por lo que es responsabilidad del Administrador de Cartera su actualización diaria.

El alta, actualización, suspensión, cancelación y reactivación de las líneas de crédito son responsabilidades del Administrador de Cartera, quien deberá tener las facultades necesarias para llevar a cabo los bloqueos que así lo ameriten, ya sea por libramiento de cheques sin fondos, moratoria o incrementos de riesgo en un punto en escala al 10, o sean mayores a un nivel de riesgo de 2.5 en la misma escala.

Por otro lado y para terminar con el Pilar de Aministración de Cartera, la experiencia confirma que de existir cualquier comisión en la empresa, se realice en base a la cobranza, y será el Administrador de Cartera quien valide los importes con base a la antigüedad del saldo. 

No te pierdas la próxima edición, en donde abordaremos el tercer pilar de cuentas por cobrar. “La Cobranza” y hasta la próxima.

Roberto García Salazar Es Abogado especialista en Contratos con más de 35 años de experiencia. Es experto en Crédito y Cobranza y asesor en Administración de Carteras Nacionales y Extranjeras.www.facebook.com/contratos.credito.cobranza

Cuando se cita la dirección deficiente como la razón más frecuente por la cual fracasa un negocio, el financiamiento inadecuado o a destiempo es el segundo. Ya sea que esté comenzando un negocio o expandiéndolo, disponer de suficiente capital es esencial. Pero no es suficiente tener financiamiento; el conocimiento y la planificación son requisitos para manejarlo bien. Estas cualidades asegurar al empresario ahorrarse errores comunes como obtener un tipo de financiamiento equivocado, calcular mal la cantidad necesaria, o subestimar el costo de pedir dinero prestado.

Antes de indagar sobre financiamiento, pregúntese lo siguiente:

•  ¿Necesita más capital o puede administrar el flujo de dinero en efectivo de una manera más efectiva?
• ¿Cómo define su necesidad? Necesita más dinero para crecer o como protección contra riesgos?
• ¿Cuán urgentes son sus necesidades? Usted puede obtener los mejores términos cuando anticipa sus necesidades en vez de buscar dinero bajo presión.
  ¿Cuán grande es su riesgo? Todos los negocios tienen riesgos, y el grado de riesgo afectara el costo y disponibilidad de financiamiento alternativo.
• ¿En qué estado de desarrollo está su negocio? Las necesidades son más críticas durante las etapas de transición.
• ¿Con qué propósito se usará el capital? Cualquier prestamista requiere que el capital que solicite sea para necesidades muy específicas.
• ¿Cuál es el estado de su industria? Deprimida, estable, o las condiciones de crecimiento requieren diferentes enfoques a las necesidades de dinero y de recursos? Los negocios que prosperan cuando otros están en baja con frecuencia reciben mejores términos de financiamiento.
• ¿Es su negocio temporal o cíclico? Los negocios por temporada generalmente necesitan financiamiento a corto plazo. Los préstamos por adelantado para industrias cíclicas, tales como la construcción, están diseñados para apoyar a los negocios en periodos de depresión.
  ¿Cuán fuerte es su equipo gerencial? La gerencia es el elemento más importante que las diferentes fuentes de financiamiento evalúan.
• Quizás lo mas importante, ¿como encajan sus necesidades de financiamiento con su plan de negocios? Si no tiene un plan de negocio, establézcase la prioridad de hacerlo. Todas las fuentes de capital quieren ver su plan de negocios para el comienzo o el crecimiento de su negocio.

No Todo el Dinero es el Mismo

Hay dos tipos de financiamiento: capital y deuda financiada. Cuando busque dinero, su compañía debe considerar la proporción de deuda con respecto al capital – la relación entre los dólares que usted ha pedido prestado y los dólares que ha invertido en su negocio. Mientras más dinero inviertan los dueños del negocio, más fácil será atraer financiamiento.

Si su negocio tiene una alta proporción de capital a deuda usted probablemente debe buscar financiamiento. Sin embargo, si su compañía tiene una alta proporción de deuda a capital, los expertos aconsejan que usted debiera aumentar el capital invertido para fondos adicionales. De esa forma usted no estará poniendo en peligro la supervivencia de su compañía.

Financiamiento por Inversión de Capital

La mayoría de los negocios pequeños o los que están en etapa de crecimiento usan capital de inversión en forma limitada. Al igual que en el caso de financiamiento por deuda o préstamos, el capital adicional con frecuencia viene de inversionistas no profesionales, tales como amigos, parientes, empleados, clientes o colegas de la industria. Sin embargo, la fuente más común del capital de inversión proviene de inversionistas de capital de riesgo. Estos son personas o instituciones que toman riesgo de manera profesional, y pueden ser grupos de individuos adinerados, fuentes asistidas por el gobierno, o instituciones financieras de envergadura. La mayoría se especializa en una o varias industrias relacionadas entre si. La industria de la alta tecnología del Valle del Silicón en California es un ejemplo de inversión de capitalistas (inversionistas).

Los inversionistas de capital de riesgo con frecuencia son vistos como un grupo de gurús financieros con un gran capital, que buscan empresas en sus etapas iniciales para invertir su dinero, pero ellos con frecuencia prefieren compañías con tres a cinco años de antigüedad con el potencial de convertirse en negocios importantes a nivel regional o nacional y ganancias superiores al promedio para sus accionistas. Los inversionistas pueden examinar miles de inversiones potenciales al año, pero sólo invierten en unas pocas. La posibilidad de convertirlas en empresas públicas es esencial para los capitalistas. Gerencia de calidad, una ventaja competitiva o innovadora, y crecimiento en la industria son también consideraciones mayores.

Diferentes inversionistas tienen diferentes puntos de vista sobre el manejo de los negocios en los cuales invierten. Por lo general ellos prefieren influir en el negocio de forma pasiva, pero reaccionarán cuando un negocio no rinda conforme a lo esperado, y pueden insistir en un cambio de gerencia o de estrategia. Las principales desventajas del financiamiento mediante la inversión de capital de riesgo es la pérdida parcial de la capacidad para tomar decisiones y de ganancias potenciales.

Usted pudiera ponerse en contacto con estos inversionistas directamente, aunque ellos normalmente hacen sus inversiones mediante referencias. La SBA también licencia a Pequeñas Compañías de Inversión (SBICs por sus siglas en inglés de Small Business Investment Companies (SBICs) y Pequeñas Empresas Minoritarias de Inversión (MSBIs por sus siglas en inglés de Minority Enterprise Small Business Investment Companies), las cuales ofrecen capital de inversión. La firma de computadoras Apple, Federal Express y la de zapatillas deportivas Nike recibieron financiamiento de un SBIC en etapas críticas de su crecimiento.

Lectura Adicional

Raising Money through Equity Investments – Inc. Magazine (inglés)

Financiamiento Mediante Endeudamiento

Hay muchas fuentes de financiamiento: bancos, ahorros y préstamos, compañías comerciales de financiamiento, y la SBA son las más comunes.

Los gobiernos estatales y locales han desarrollado muchos programas en años recientes para fomentar el crecimiento de los pequeños negocios en reconocimiento de los efectos positivos a la economía. Familiares, amigos y ex socios son fuentes potenciales, especialmente cuando las necesidades de capital son pequeñas.

Tradicionalmente, los bancos han sido la fuente de financiamiento más grande. Su papel principal ha sido los préstamos a corto plazo ofreciendo préstamos, líneas de crédito por temporadas, y préstamos con propósitos específicos para maquinaria y equipo. Los bancos por lo general se han resistido a ofrecer préstamos a largo plazo a pequeños negocios. La SBA garantiza programas de préstamo y estimula a banqueros y a prestamistas que no son bancos a otorgar préstamos a largo plazo a pequeñas empresas reduciendo el riesgo y multiplicando los fondos que ellos tienen disponibles. Los programas de la SBA han sido una parte integrante de las historias de éxito de miles de empresas a nivel nacional.

Además de las consideraciones relativas al capital, los prestamistas normalmente requieren garantías personales del prestatario en caso de no recibirse los pagos. Esto asegura que el prestatario tiene suficiente interés personal para dar la máxima atención al negocio. Para la mayoría de los prestatarios esto es una carga, pero también es necesario.

Autor: Agencia Federal para el desarrollo de la Pequeña Empresa
Web: http://www.sba.gov